Kebijakan Retensi Data

Usaha yang menggunakan Wellbook menentukan berapa lama data yang disimpannya tentang klien dan stafnya sendiri dipertahankan; kami menyimpan data tersebut atas namanya selama akunnya masih terbuka. Untuk data yang kami simpan tentang pengguna Layanan, dan catatan kami sendiri, kami yang menentukan, sebagaimana diuraikan di bawah ini.

Kecuali hukum mewajibkan kami untuk menyimpan sesuatu lebih lama (bagian 6):

Catatan usaha

Klien, staf, pemesanan, kelas, paket, kredit, catatan pembayaran dan pengembalian dana, log pesan yang dikirimkan kepada klien, dan log aktivitas atas perubahan yang dilakukan oleh pengguna usaha. Disimpan selama akun usaha masih terbuka, kecuali usaha menghapusnya lebih awal (bagian 3). Dihapus setelah akun ditutup (bagian 4).

Akun pengguna

Nama, alamat email, hash kata sandi, dan keanggotaan. Disimpan selama akun masih terbuka; dihapus bersama akun usaha tempat akun tersebut dibuat, atau lebih awal atas permintaan.

Tautan akun

Tautan pengaturan ulang kata sandi kedaluwarsa setelah 1 jam, tautan verifikasi email setelah 24 jam, dan undangan setelah 7 hari. Tautan tersebut hanya disimpan sebagai hash dan dihapus bersama akun.

Cookie masuk

Cookie sesi kedaluwarsa setelah 7 hari tidak digunakan; cookie ruang kerja setelah 12 bulan.

Penghitung pembatasan frekuensi

Alamat IP dan alamat email yang digunakan untuk membatasi upaya berulang. Kedaluwarsa dalam waktu 1 jam.

Log hosting

Log permintaan, termasuk alamat IP. Disimpan oleh penyedia hosting kami tidak lebih dari 30 hari.

Catatan pengiriman email

Disimpan oleh penyedia email kami tidak lebih dari 30 hari.

Laporan kesalahan

Apabila pemantauan kesalahan diaktifkan: disimpan tidak lebih dari 90 hari.

Analitik produk

Hanya untuk pengguna yang menerima cookie analitik. Peristiwa (event) disimpan tidak lebih dari 12 bulan dan rekaman sesi tidak lebih dari 90 hari, atau dihapus lebih awal atas permintaan.

Cadangan basis data

Pemulihan ke titik waktu tertentu (point-in-time recovery) yang mencakup 6 jam terakhir. Data yang dihapus keluar dari cadangan setelah jangka waktu tersebut berlalu. Kami tidak menyimpan cadangan lain.

Catatan penagihan kami

Tagihan kami kepada Anda dan pembayarannya: 10 tahun, sebagaimana diwajibkan oleh peraturan perpajakan Indonesia untuk penyimpanan pembukuan dan catatan.

Korespondensi

Email dengan kami, termasuk permintaan terkait data pribadi: 2 tahun setelah perkara ditutup. Apabila kami menolak permintaan akses, kami menyimpan salinan data yang diminta sekurang-kurangnya 30 hari setelah penolakan, dan lebih lama apabila penolakan tersebut ditinjau oleh Personal Data Protection Commission Singapura.

• Pengguna dengan peran yang berwenang dapat menghapus klien, staf, layanan, paket, dan pengaturan lain yang tidak memiliki pemesanan, paket, atau pembayaran yang tercatat atasnya. Data tersebut segera dihapus dari basis data aktif.
• Catatan yang memiliki riwayat tetap disimpan, agar pemesanan, pembayaran, dan laporan usaha tetap lengkap. Detailnya dapat diubah untuk menghapus apa pun yang tidak lagi diperlukan, dan catatan klien yang ganda dapat digabungkan.
• Usaha yang memerlukan penghapusan menyeluruh atas catatan yang memiliki riwayat, misalnya untuk menindaklanjuti permintaan klien, dapat mengajukannya kepada kami di privacy@hibeckon.com. Kami akan bertindak berdasarkan instruksi usaha tersebut.

• Administrator dapat menutup akun usaha di Settings (Delete organization), atau dengan menulis ke privacy@hibeckon.com dari alamat emailnya. Akun tersebut langsung ditutup: tidak ada seorang pun yang dapat menggunakannya, dan tidak ada lagi email yang dikirimkan kepada kliennya.
• Sebelum atau setelah penutupan, administrator dapat mengunduh seluruh isi akun dari Settings (satu buku kerja spreadsheet). Selama 30 hari setelah penutupan, administrator masih dapat mengunduhnya atau membuka kembali akun tersebut.
• Setelah 30 hari tersebut berakhir, data usaha dihapus dari basis data aktif, termasuk akun pengguna yang tidak juga tergabung dalam usaha lain di Wellbook. Data tersebut kemudian keluar dari cadangan kami dalam waktu 6 jam.
• Usaha wajib menyimpan salinannya sendiri atas setiap catatan yang wajib disimpannya menurut hukum (misalnya catatan akuntansi dan perpajakan); setelah dihapus, kami tidak dapat memulihkannya.

Menghapus berarti mengeluarkan data dari basis data aktif kami dan membiarkannya kedaluwarsa dari cadangan sebagaimana diuraikan di atas. Apabila kami menyimpan informasi untuk keperluan statistik, kami terlebih dahulu menganonimkannya secara permanen sehingga informasi tersebut tidak lagi dapat mengidentifikasi siapa pun; data yang telah dianonimkan bukan merupakan data pribadi dan dapat disimpan.

Kami dapat menyimpan data tertentu lebih lama apabila diwajibkan oleh hukum, atau apabila diperlukan untuk menetapkan, melaksanakan, atau mempertahankan suatu tuntutan hukum, atau untuk bekerja sama dengan regulator atau aparat penegak hukum. Kami hanya menyimpan data yang diperlukan, membatasi akses terhadapnya, dan menghapusnya setelah alasan tersebut tidak ada lagi.

Apabila Anda adalah klien atau anggota staf dari usaha yang menggunakan Wellbook, mintalah kepada usaha tersebut untuk menghapus atau memperbaiki data Anda; kami akan meneruskan setiap permintaan yang Anda kirimkan kepada kami. Apabila Anda adalah pengguna Layanan, tulislah kepada Pejabat Pelindungan Data Pribadi (Data Protection Officer) kami di privacy@hibeckon.com.

Kami akan memperbarui kebijakan ini apabila praktik atau penyedia kami berubah, dan mengubah tanggal di bagian atas. Pertanyaan: privacy@hibeckon.com.